For Stiftelsen Dam er det viktig at resultater og erfaringer fra gjennomførte prosjekter blir tilgjengelig for alle. 

Kreditering 

Stiftelsen Dam sprer informasjon om prosjekter, prosjektresultater og sluttrapporter, blant annet gjennom vårt prosjektbibliotek og gjennom omtaler på våre egne nettsider. 

Dersom du har fått støtte ønsker vi at du krediterer oss, enten med tekst, logo eller begge deler i omtale av prosjektet. Les mer og last ned logoen vår dette her. 

Organisasjonene oppfordres til å bruke resultatene bevisst for kompetansebygging og utvikling i eget arbeid. 

Rapportering 

Avklare prosjektstatus 

Alle prosjekter som har en varighet på mer enn 9 måneder får denne oppgaven. 

Her skal du angi sluttdato for prosjektet. 

Du får oppgaven ni måneder etter prosjektets startdato. Fristen for å svare ut oppgaven er 14 dager.

Dersom du trenger å forskyve sluttdatoen på prosjektets sluttdato, legger du inn en dato frem i tid.  Datoen du velger bestemmer om du skal få oppgaven Fylle ut fremdriftsrapport eller om du skal få oppgavene Fylle ut sluttrapport og regnskapsrapport. Dersom du oppgir en dato som er tidligere/senere enn tillatt, vil forespørselen først bli saksbehandlet hos Stiftelsen Dam. 

Ved lengre varighet på prosjektet gjentas denne oppgaven hver 12. måned. 

Fremdriftsrapport 

Fremdriftsrapporten er en rapport der du blant annet skal fortelle om status for gjennomføringen, eventuelle endringer og om det har vært utfordringer så langt i prosjektet. 

Oppgaven Fremdriftsrapport blir tilgjengelig når du har løst oppgaven Avklare prosjektstatus og det er mer enn 3 måneder igjen av prosjektet. Prosjektleder og prosjektkoordinator vil bli varslet på e-post og i Damnett. 

Frist: 30 dager etter fristen for Avklare prosjektstatus. 

Fremdriftsrapporten skal godkjennes av Stiftelsen Dam. 

Regnskap og revisjon 

Det skal leveres regnskap for prosjektets samlede utgifter og inntekter etter at prosjektperioden er avsluttet, det vil si inklusive andre eventuelle tilskudd og inntekter til prosjektet. For prosjekter med kortere varighet en ni måneder, kommer denne oppgaven i Damnett 30 dager før sluttdato. For de andre prosjektene utløses oppgaven når du gjennomfører oppgaven Avklare prosjektstatus. 

Prosjekter i programmet Utvikling er revisjonspliktige. 

Frist: 90 dager etter sluttdato i prosjektet. 

Les mer om regnskap og revisjon her. 

Sluttrapport 

Alle prosjekter skal levere sluttrapport etter endt prosjektperiode. Frist: 90 dager etter sluttdato i prosjektet. 

Endringer, dobbeltfinansiering og tilbakebetaling 

Det vil i noen tilfeller være behov for å forlenge prosjektperioden uavhengig av oppgaven Avklare prosjektstatus, eller det kan være aktuelt å tilbakebetale midler ved prosjektperiodens slutt. 

Endringer i et prosjekt skal godkjennes av Stiftelsen Dam. 

Gjennom funksjonen Endring av sluttdato kan prosjektkoordinator søke om utsettelse på et prosjekt og legge til begrunnelse. Når forespørselen sendes inn med dato og begrunnelse behandles det enten automatisk eller av saksbehandler i Stiftelsen Dam (avhengig av lengde på utsettelsen). Forespørsler arkiveres i arbeidsflyten på prosjektet.   

Funksjonen Henvendelse til Stiftelsen Dam skal benyttes ved generelle henvendelser eller søknad om andre endringer i et pågående prosjekt. Dette benyttes for at henvendelser og korrespondanse skal arkiveres og være tilgjengelige på prosjektet. 

Dobbeltfinansiering 

Mange søker midler fra flere kilder samtidig. 

Dersom du oppnår full støtte til ditt prosjekt også fra en annen finansieringskilde, skal denne kilden velges, og midlene fra Stiftelsen Dam skal tilbakebetales. 

Utbetaling 

Utbetaling vil skje i forbindelse med innvilgelse og deretter i midten av januar hvert år. Det vil kun bli utbetalt 90 prosent av summen i hvert av budsjettårene oppgitt i søknaden. Forutsetningen for disse utbetalingene er at eventuelle framdriftsrapporter er godkjent av Stiftelsen Dam.

De siste ti prosentene av søknadssummen vil bli utbetalt når sluttrapporten og regnskapsrapporten er godkjent. Søkerorganisasjon er selv ansvarlig for å videreformidle midler til eksterne prosjektmedarbeidere.  

Avtale med den som skal utføre prosjektet 

I alle prosjekter anbefales det å inngå en avtale mellom søkerorganisasjonen (som eier av prosjektet) og den som skal gjennomføre prosjektet. Avtalen bør forplikte prosjektledelsen til å innfri de krav Stiftelsens Dam stiller til rapportering og oppfølging. I tillegg bør den inneholde det som er naturlig å avtalefeste mellom prosjektledelsen og søkerorganisasjonen som prosjekteier.  

Tilbakebetaling ved prosjektslutt 

Når det er ubrukte midler i prosjektet ved avslutning, må disse midlene returneres til Stiftelsen Dam snarest mulig etter at prosjektet er avsluttet. 

Innbetaling må merkes tydelig med prosjektnummer, prosjektnavn og søkerorganisasjon. Kontonummer 1644.08.49672 skal benyttes. 

Gjenstående prosjektmidler kan ikke overføres til andre prosjekter.