Brukerveiledning

Her finner du brukerveiledningen for s√łker og prosjektleder for Damnett.

Innholdsfortegnelse

Generelt
Brukerst√łtte/support
Hurtigtips
Roller
Opprette en s√łknad
Innlogging
Registrering av brukeropplysninger
S√łknadsskjemaet
Fylle ut s√łknaden
Oppgavevinduet Fylle ut s√łknad
Korrigering av s√łknaden
Innsending av s√łknaden
Strukturen i Damnett
Resultatet av tildelingene
Utbetaling av midlene
Rapportering
Omfordeling av oppgaver

Generelt

Velkommen som s√łker/prosjektleder i Stiftelsen Dams s√łknadssystem Damnett

V√•r m√•lsetning er at Damnett skal oppleves av nye og erfarne brukere som et nyttig, effektivt og til en stor grad selvforklarende verkt√ły. Damnett skal bidra til at s√łknader innhentes og behandles p√• en god og sikker m√•te. 

Damnett krever p√•logging med brukernavn og passord for alle som skal delta i s√łknadsarbeidet. Hver bruker skal kun v√¶re registrert √©n gang i systemet. En bruker kan ha roller i flere organisasjoner, for eksempel kan man v√¶re oppf√łrt som s√łker p√• s√łknader fra ulike s√łkerorganisasjoner. Det er derfor viktig at du ikke registrerer deg p√• nytt dersom du allerede er registrert som bruker i systemet. 

Damnett er oppgaveorientert, det vil si at alle prosjekts√łknader beveger seg gjennom en prosessflyt hvor de forskjellige rollene i systemet har oppgaver √• ¬ęsjekke ut¬Ľ for at s√łknaden skal komme til neste steg i prosessen. Dette gjelder helt fra en prosjektkoordinator oppretter en prosjekts√łknad, via fagutvalgets eventuelle innstilling og tildeling av midler, og til prosjektet er korrekt avsluttet med en innsendt og godkjent sluttrapport. 

Brukerst√łtte/support

Ved sp√łrsm√•l til bruken av Damnett, skal du f√łrst s√łke hjelp via brukerveiledningene. 

Deretter tar du kontakt med prosjektkoordinator i s√łkerorganisasjonen, eventuelt andre erfarne brukere i organisasjonen. Dersom ikke disse kan avhjelpe, kan Stiftelsen Dam kontaktes. 

Hurtigtips

Hvordan logger jeg inn?
Glemt passord eller brukernavn?
Hvordan redigerer jeg mine brukeropplysninger?
Hvordan fyller jeg ut en s√łknad?
Hvordan sender jeg s√łknaden til organisasjonen for vurdering?
Hvordan sendes s√łknaden inn?
Hvor ser jeg alle oppgavene jeg skal utf√łre i Damnett?
Hvordan finner jeg alle s√łknader og prosjekter jeg har en rolle i?
Hvordan s√łker jeg fram en s√łknad/et prosjekt?
Hvor finner jeg opplysninger om s√łkerorganisasjonen?

Roller

For √• kunne utf√łre oppgaver i Damnett m√• du v√¶re godkjent som bruker i en organisasjon. F√łrst da kan du gis roller i en s√łknad. 

Rolletilknytningen til s√łknaden gir deg tilgang til √• utf√łre bestemte arbeidsoppgaver i Damnett. N√•r du kommuniserer med s√łkerorganisasjonen, og n√•r du sender s√łknader og l√łser oppgaver i Damnett s√• er det personer i organisasjonen med rollene saksbehandler og prosjektkoordinator du forholder deg til. 

Opprette en s√łknad

Det er kun en godkjent s√łkerorganisasjon som kan opprette en s√łknad. I organisasjonen er det prosjektkoordinator eller saksbehandler som oppretter en s√łknad og gir deg roller i s√łknaden. N√•r s√łknaden blir opprettet mottar du en e-post med informasjon om dette. En s√łknad kan bare opprettes n√•r programmet er √•pent. 

V√¶r oppmerksom p√• at organisasjonene kan sette interne frister for opprettelse og innsending som kan v√¶re vesentlig tidligere enn Stiftelsen Dams frister (i programmer med frister). 

Lenke til eksempel p√• s√łknadsskjema finner du i utlysningene til programmene. 

Innlogging

Damnett har nettadressen damnett.no 

Eksisterende bruker

Er du allerede bruker i Damnett s√• har du et brukernavn og et passord. 

Skal du s√łke i samarbeid med en annen organisasjon s√• m√• du be om tilknytning til denne, men du trenger ikke opprette ny bruker. N√•r du er logget inn i Damnett klikker du p√• navnet ditt opp til h√łyre og velger Rediger brukerprofil. I fanen Organisasjon kan du s√łke frem den aktuelle organisasjonen og velge den. 

Glemt passord eller brukernavn

Dersom du ved en senere anledning ikke skulle huske ditt passord, kan du f√• tilsendt dette pr e-post ved √• velge Glemt passord og legge inn brukernavnet i det nye vinduet som kommer opp. Du vil da f√•tt tilsendt en lenke til √• sette passordet p√• nytt. Dersom du har glemt brukernavnet ditt, s√łk opp e-posten med tittel ¬ęVelkommen som bruker i Damnett¬Ľ. Denne e-posten inneholder brukernavnet ditt. 

Ny bruker

Alle nye brukere i Damnett m√• registrere seg selv via Opprette bruker p√• innloggingssiden. 

Du velger selv ditt brukernavn. Etter at du har registrert deg, vil du f√• en e-post med tittelen ¬ęVelkommen som bruker i Damnett¬Ľ. Denne e-posten inneholder en lenke til √• sette passordet ditt. E-posten inneholder ogs√• brukernavnet du har valgt, som du m√• huske til senere innlogginger. S√• snart passordet er opprettet og lagret, kan du logge deg inn.   

Etter vellykket innlogging velger du en s√łkerorganisasjon √• knytte deg mot og du m√• bli godkjent av organisasjonen for √• kunne skrive og sende inn s√łknader. 

F√łrste gang du logger deg p√• kommer du rett inn i et brukerregistreringsskjema (se punktet nedenfor om registrering). 

Dersom du som bruker har roller i flere organisasjoner vil du f√• opp disse alternativene og m√• velge hvilken organisasjon du √łnsker √• logge inn p√•. 

Registrering av brukeropplysninger

Det er viktig at du er n√łye i utfyllingen/redigeringen av opplysningene om deg. Du vil ved f√łrste gangs innlogging komme direkte inn i skjema for √• registrere brukeropplysninger. Les alle hjelpetekster n√łye.

V√¶r ogs√• spesielt oppmerksom p√• de obligatoriske feltene (r√łd stjerne) som m√• v√¶re fylt ut for √• f√• lagret. 

Dersom du senere skal redigere brukeropplysningene finner du Rediger bruker-funksjonen oppe til h√łyre n√•r du klikker p√• navnet ditt. Der kan du ogs√• endre passord. 

S√łknadsskjemaet

S√łknadsskjemaet er et nettskjema, og du b√łr merke deg f√łlgende: 

  • Lagring. Det er autolagring i skjemautfyllingen. 
  • Du kan invitere andre inn til √• skrive i s√łknadsskjemaet ved √• benytte funksjonen Samarbeid som du finner i egen fane √łverst i oppgaveboksen Fylle ut s√łknad. Det gjelder alle som har rolle i s√łknaden og de som har rolle som saksbehandler eller prosjektkoordinator i s√łkerorganisasjonen. De aktuelle personene kommer opp i valgliste. Den du inviterer inn finner s√łknadsskjemaet i fanen Oppgaver/Delt med meg. 
  • Hjelpetekster. I skjemaet er det lagt inn hjelpetekster som gir kort beskrivelse av hva som skal fylles inn.
  • Timeout. Som i de fleste nettskjemaer er levetiden p√• 20 minutter. Hvis du ikke har gjort noe i skjemaet p√• 20 minutter blir du automatisk logget ut. 

Lenke til eksempel p√• s√łknadsskjema finner du i utlysningene til programmene. 

Fylle ut s√łknaden

F√łrste gang du logger deg inn i Damnett m√• du fylle ut/redigere dine brukeropplysninger og godkjenne samtykkeerkl√¶ringen. 

N√•r du logger deg inn neste gang kommer du alltid inn i fanen Hjem. Alle oppgaver som skal l√łses finner du i fanen Oppgaver/Mine, det gjelder ogs√• utfylling av s√łknader. Du har en snarvei fra Hjem-siden til de oppgavene du ikke har utf√łrt.  

Se tips om skjemautfyllingen i oppgavevinduet til h√łyre p√• skjermen. 

Veiledning til skjemautfyllingen ligger inne i s√łknadsskjemaene, derfor beskrives det ikke i detalj her. Skjemaene er i all hovedsak bygget opp etter samme mal. De inneholder alle f√łlgende deler: 

  • En innledende veiledning 
  • Prosjektdetaljer 
  • Fire deler nummerert fra 1 ‚Äď 4 som samsvarer med de fire vurderingskriteriene som fagutvalgene vurderer s√łknadene ut ifra: 
    • Soliditet eller Planlagte aktiviteter/tiltak 
    • Virkning 
    • Gjennomf√łring 
    • Stiftelsen Dams prioriteringer 
  • Kategoriseringer 
  • Tilbakemelding 

V√¶r ellers oppmerksom p√• et par ting: 

  • Informasjon om prosjektleder hentes direkte fra brukerprofilen i Damnett og m√• endres i der hvis noe er feil. 
  • Prosjektnavnet legges inn n√•r s√łknaden opprettes, men det kan endres helt til innsending, slik som alle andre felt i skjemaet.

Oppgavevinduet Fylle ut s√łknad

Vinduet Fylle ut s√łknad har du alltid til h√łyre p√• skjermen n√•r du er inne i s√łknaden. Her finner du lenke til denne brukerveiledningen, samt informasjon om hvordan lagring og navigering skjer i s√łknadsskjema og oppgaveboksen. Nederst er det et felt der du kan skrive inn sp√łrsm√•l og kommentarer til saksbehandler/prosjektkoordinator i s√łkerorganisasjonen f√łr du sender den videre (med unntak av Ekspress der s√łknaden g√•r direkte til Stiftelsen Dam). 

Klikk Send inn og s√łknaden sendes s√• videre til saksbehandler eller prosjektkoordinator i s√łkerorganisasjonen. Personen vil f√• varsel p√• e-post.¬†¬†

OBS! Dette gjelder ikke Ekspress-s√łknadene, de sendes direkte til Stiftelsen Dam. 

Korrigering av s√łknaden

S√łknaden kan sendes tilbake til deg for fornyet utfylling hvis saksbehandler/prosjektkoordinator har noen forslag til endringer. Du mottar et e-postvarsel om at du har f√•tt en ny oppgave i Damnett. Oppgaven finner du p√• samme sted og den heter fortsatt Fylle ut s√łknad. Du finner kommentaren fra saksbehandler/prosjektkoordinator i oppgaveboksen. 

Denne sl√łyfen mellom s√łker og saksbehandler/prosjektkoordinator kan utf√łres s√• mange ganger det er behov for. Innsendingen til Stiftelsen Dam utf√łres av s√łkerorganisasjonen (prosjektkoordinator) og e-post som bekrefter innsending g√•r til s√łker og prosjektleder.  

Invitere til samarbeid

Du kan invitere andre inn til √• skrive i s√łknadsskjemaet, funksjonen ligger i egen fane i oppgaveboksen Fylle ut s√łknad. De som kan inviteres er personer som er lagt inn med en rolle i s√łknaden eller som har sentrale roller for s√łkerorganisasjonen i Damnett. 

Omfordele

Bak navnet ditt i oppgavevinduet har du en lenke til omfordeling av s√łknaden. Den kan benyttes, men kun n√•r oppgaven Fylle ut s√łknad skal suppleres eller utf√łres/fullf√łres av prosjektkoordinator i s√łkerorganisasjonen. Du m√• da v√¶re oppmerksom p√• at du gir da fra deg videre utfylling/redigering av s√łknaden. 

N√•r du klikker Omfordel f√•r du opp et nytt vindu der du velger prosjektkoordinator som mottaker, og du kan legge inn en kommentar til hen. Prosjektkoordinator kan ikke omfordele tilbake til deg. 

Innsending av s√łknaden

Innsendingen til Stiftelsen Dam utf√łres av s√łkerorganisasjonen (prosjektkoordinator) og e-post som bekrefter innsending g√•r til s√łker og prosjektleder. Unntaket er Ekspress-s√łknadene som sendes direkte til Stiftelsen Dam. Her f√•r ogs√• s√łker e-post som bekrefter innsendingen. 

Strukturen i Damnett

N√•r du logger inn i Damnett kommer du direkte til fanen Hjem. P√• √łverste linje finner du tre hovedfaner: Oppgaver, S√łknader og prosjekter og Organisasjon. Uansett hvor du st√•r, kan du trykke p√• Damnett-logoen oppe til venstre og du kommer tilbake til Hjem

Oppgaver

Det er i denne fanen du jobber i n√•r du fyller ut s√łknader eller andre oppgaver. 

Oppgaver har fire underfaner. Mine, Mine nylig oppdaterte, Mine utf√łrte og Delt med meg

Under Mine f√•r du opp alle ul√łste oppgaver som du har. De er sortert p√• type oppgave. Ved √• klikke p√• oppgavetype f√•r du opp en listevisning over de aktuelle oppgavene og du kan velge den oppgaven du skal inn og l√łse. 

Under Mine nylig oppdaterte f√•r du opp en listevisning over nylig oppdaterte oppgaver. Under Mine utf√łrte f√•r du opp samme type liste som under Mine nylig oppdaterte. Hvis det er noen som har invitert deg inn til √• samarbeide om utfylling av en s√łknad vil du finne den under Delt med meg

S√łknader og prosjekter

I denne fanen finner du informasjon om s√łknadene og prosjektene dine.  Denne fanen har syv underfaner. Oppslag, Utkast, S√łknader, Prosjekter, Arkiverte, Alle og Ikke innsendte

Dette er s√łknader og prosjekter du har en rolle i, og de er sortert under fanene ut fra ¬ęlivsl√łpet¬Ľ fra utkast til arkivert. I tillegg har du en fane for alle s√łknader og prosjekter, og en for de utkastene det aldri ble noe av. 

Du har ogs√• en s√łk-funksjon i fanen Oppslag for √• kunne s√łke fram en s√łknad/prosjekt.

N√•r du g√•r inn i en s√łknad/prosjekt fra S√łknader og prosjekter s√• har s√łknaden f√łlgende faner: 

S√łknad der du har lesetilgang p√• hele s√łknaden p√• vanlig m√•te ved √• klikke p√• overskriftene for √• √•pne og lukke det som er fylt inn. 

Roller der du ser hvem som har de ulike rollene i s√łknaden/prosjektet. 

√ėkonomi der du f√•r oversikt over √łkonomien i s√łknaden/prosjektet. N√•r prosjektet kommer i gang, og det legges inn justerte tall i budsjettet i framdriftsrapporten, regnskap sendes inn og s√• videre, s√• f√•r du hele oversikten her. 

Kommunikasjon der du f√•r en oversikt over det som har v√¶rt av korrespondanse og merknader. Der vil du finne alle e-poster og annen korrespondanse som har g√•tt ut i forbindelse med s√łknadsprosessen og senere i prosjektperioden som du har tilgang til. 

Arbeidsflyt der du ser de oppgavene du selv har utf√łrt. 

Vedlegg der alle vedlegg knyttet til s√łknad og prosjekt er samlet. 

Organisasjon

I denne fanen finner du informasjon om s√łkerorganisasjonen du er s√łker i. 

Resultatet av tildelingene

Etter at Stiftelsen Dam har offentliggjort tildelingen, kan du sjekke resultatet i Damnett. S√łker og prosjektkoordinator f√•r ogs√• e-post varsel om tildelingene. Prosjektene vil n√• ligge i fanen S√łknader og prosjekter.  

Innvilgede prosjekter vil du finne under overskriften Prosjekter, mens de avsl√•tte vil ligge under Arkiverte. 

For de innvilgede prosjektene vil fagutvalgets kommentar til tildelingen ligge under fanen Kommunikasjon (n√•r du har √•pnet prosjektet). For s√łknader som er avsl√•tt gis det innsyn i fagutvalgets vurderinger. Den sendes ut i en e-post som ogs√• lagres under fanen Kommunikasjon. 

Utbetaling av midlene

Etter at tildelingen er akseptert utbetales midlene til s√łkerorganisasjonen. For programmet Ekspress g√•r utbetalingen direkte til det lokale leddet som har s√łkt. 

Det bevilges midler til hele prosjektet. For noen programmer utbetales hele bel√łpet. I de andre deles utbetalingen i √•rlige utbetalinger som utl√łses av en fremdriftsrapport som m√• godkjennes av Stiftelsen Dam. 

Rapportering

I alle prosjekter som innvilges stilles det krav om ulike former for rapportering. Rapporteringskravene varierer, og du finner mer informasjon om dette på programsidene på dam.stage.dekodes.no i underfanen Til deg som har mottatt midler

Generelt om oppgaver

Alle ul√łste oppgaver ligger i fanen Oppgaver|Mine og dette er delte oppgaver mellom deg som prosjektleder og den ansvarlige i s√łkerorganisasjonen.  

Informasjon om delte oppgaver (som du også vil finne i alle oppgavene):

Oppgaven er delt mellom den som skal utf√łre oppgaven (tilordnet) og den som er ansvarlig i s√łkerorganisasjonen for √• sende den inn til Stiftelsen Dam. Utf√łrer l√łser oppgaven og kan legge inn kommentarer/sp√łrsm√•l til den ansvarlige. N√•r utf√łrer klikker p√• Merk som ferdig f√•r den ansvarlige tilgang p√• oppgaven (f√•r varsel). Ansvarlig ser kommentarene fra utf√łrer i lesebobler. Ansvarlig kan legge inn sine kommentarer fordi hen har kommentarer/sp√łrsm√•l tilbake til utf√łrer. N√•r ansvarlig klikker Merk som ikke ferdig √•pnes oppgaven igjen for utf√łrer (f√•r varsel). N√•r oppgaven er ferdig til innsending klikker ansvarlig p√• Fortsett arbeidsflyt for √• sende inn.¬†

Alt du skal gj√łre i forbindelse med rapporteringsoppgaven gj√łr du i oppgaveboksen til h√łyre p√• skjermen og det er et skrollefelt som du ofte m√• benytte for √• se alt innholdet i oppgaven. 

Lagring skjer automatisk og du kan som nevnt legge inn kommentarer til den ansvarlige i s√łkerorganisasjonen knyttet til hvert enkelt felt i oppgaven. N√•r du er ferdig klikker du Merk som ferdig (det vil si at du √•pner oppgaven for gjennomgang av s√łkerorganisasjonen/prosjektkoordinator).  

Det er den ansvarlige i s√łkerorganisasjonen som sender inn rapportene til Stiftelsen Dam. Dersom Stiftelsen Dam ikke godkjenner rapporteringen vil den bli sendt direkte tilbake til deg som prosjektleder med kommentarer. P√• nytt blir du varslet med en e-post.  

Sluttrapport

Alle prosjekter som er igangsatt skal sluttrapportere. Frist for sluttrapportering varierer i programmene, men er alltid knyttet opp mot prosjektets sluttdato. Fristen framg√•r i oppgaven Fylle ut sluttrapport som klargj√łres i Damnett n√•r sluttdatoen n√¶rmer seg og som du finner under Oppgaver|Mine. N√•r sluttrapporten √•pnes/er klar for utfylling vil du motta en e-post med overskriften ¬ęDamnett: Sluttrapportoppgaven er klargjort¬Ľ.  

Regnskapsrapport

Alle prosjekter som er igangsatt skal regnskapsrapportere. For Ekspress ligger regnskapsrapporten inne som en del av sluttrapporten. I Forskning rapporteres det √•rlig, og for Helse og Utvikling rapporteres det for hele prosjektperioden n√•r prosjektet avsluttes, samtidig med sluttrapporten. Fristen framg√•r i oppgaven Fylle ut regnskapsrapport som du finner under Oppgaver|Mine. N√•r oppgaven √•pnes/er klar for utfylling vil du motta en e-post med overskriften ¬ęDamnett: Regnskapsrapportoppgaven er klargjort¬Ľ. 

Annen rapportering og oppgaver

I noen av programmene s√• vil det ogs√• v√¶re annentype rapportering. Det er oppgavene Avklare prosjektstatus, Fylle ut fremdriftsrappport og Levere tilleggsinformasjon. Dette er oppgaver som er relatert til prosjektoppf√łlging p√• ulike m√•ter. Det kan v√¶re forhold som skal avklares f√łr oppstart av prosjektet, i forbindelse med utbetalinger eller for avklaringer av hvilke rapporteringer som skal aktiveres p√• prosjektet. Fristen framg√•r i oppgaven som du finner under Oppgaver|Mine og du mottar alltid varsel p√• e-post n√•r oppgaven kommer i Damnett.  

Omfordeling av oppgaver

V√•rt utgangspunkt er hele tiden at det er prosjektleder som f√•r tildelt oppgavene og utf√łrer dem. 

Men det kan oppst√• behov for √• omfordele oppgaver til andre. Det krever at personen har en rolle i Damnett p√• prosjektet eller har en av rollene organisasjonsansvarlig, prosjektkoordinator eller saksbehandler i s√łkerorganisasjonen. For eksempel ved regnskapsrapportering kan det v√¶re mer hensiktsmessig √• overf√łre oppgaven til en annen. Da kan det legges inn en rolle som regnskapsmedarbeider p√• prosjektet som oppgaven kan omfordeles til. Denne rollen m√• legges inn av s√łkerorganisasjonen og personen m√• ha brukerprofil i Damnett. 

Benytt lenken Omfordel som ligger bak navnet ditt √łverst i oppgaveboksen. Da overlater du oppgaven til den personen du velger.