Instruks fagutvalg Forskning

Oppdatert 05.01.2023

OBS! Denne instruksen blir endret til gjeldende utlysning i nær fremtid!

Her kan du se video fra oppl√¶ringsm√łtet av fagutvalget:

Innholdsfortegnelse

Utvalgsmedlemmenes oppgave
Generelt om s√łknadsbehandlingen
Habilitet
Kontakt med s√łker
Taushetsplikt
Fordeling av s√łknader
Vurderingen av nye s√łknader
Runde 1: Individuell vurdering av skisses√łknader
Vurderingskriterier
Karakterskala
Tilbakemelding til s√łkere
Runde 2: Vurdering av utvidede s√łknader
Individuell vurdering av utvidede s√łknader
Gruppem√łte, justering av individuell vurdering
Brukervurdering og endelig innstilling
Vurdering av framdriftsrapportering
Kontroll og endelig vedtak

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er √• vurdere s√łknadene som sendes inn til programmet Forskning i tr√•d med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen. Siste utlysning finner du her

Basert p√• vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke s√łknader som skal innvilges og avsl√•s.

Generelt om s√łknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i s√łknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen S√łknadsbehandling Forskning. Denne skal leses grundig.

√Öpen vurdering

Som et ledd i stiftelsens arbeid for √•penhet rundt vurderingsprosessene, vil fagutvalgsmedlemmets navn deles med s√łker, sammen med fagutvalgsmedlemmets kommentarer og karakterer for den gjeldende s√łknaden. 

Habilitet

N√•r s√łknadsfristen er over blir de nye s√łknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i 

Damnett. F√łrste oppgave er √• angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av s√łknaden. 

Fagutvalget skal f√łlge forvaltningslovens regler om habilitet. I den st√•r blant annet:  

En offentlig tjenestemann er ugild til √• tilrettelegge grunnlaget for en avgj√łrelse eller til √• treffe avgj√łrelse i en forvaltningssak 

a) n√•r han selv er part i saken; 

b) n√•r han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje s√• n√¶r som s√łsken; 

c) n√•r han er eller har v√¶rt gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; 

d) n√•r han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har v√¶rt verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; 

e) n√•r han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utf√łrer tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. 

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for s√łknader som kommer fra egen arbeidsplass (n√¶rmeste lederniv√•/avdeling) eller fra s√łkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomf√łrt betalt oppdrag siste tre √•r.  

Utvalgsmedlemmene skal ogs√• melde seg som inhabile dersom de har publisert sammen med s√łker (eller andre sentrale personer i s√łknaden) i l√łpet av de siste fem √•rene. 

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder: 

Likes√• er han ugild n√•r andre s√¶regne forhold foreligger som er egnet til √• svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt p√• om avgj√łrelsen i saken kan inneb√¶re s√¶rlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har n√¶r personlig tilknytning til. Det skal ogs√• legges vekt p√• om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. 

Kontakt med s√łker

Fagutvalgets medlemmer har ikke anledning til √• kontakte prosjektledere/forskere/veiledere f√łr, i l√łpet av, eller etter s√łknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med s√łkerorganisasjoner om s√łknader.  

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av s√łknadene, og de har ogs√• taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggj√łring har funnet sted. 

Fordeling av s√łknader

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av s√łknader til utvalgsmedlemmene (i runde 1 og 2) og brukerrepresentanter (i runde 2). Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette.

Vurderingen av nye s√łknader

Runde 1: Individuell vurdering av skisses√łknader

I runde 1 sender s√łker sv√¶rt forenklede s√łknader (omtalt som skisses√łknader eller skisser). Se S√łknadsbehandling Forskning for detaljer. Hver skisse skal vurderes individuelt av fem utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere s√łknadene seg i mellom. I denne runden skjer s√łknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett. 

Skisses√łknadene gj√łres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent fem uker f√łr vurderingsfristen. 

Vurderingskriterier

I vurderingen av s√łknaden vektlegges f√łlgende kriterier og ingen andre:

Soliditet (Excellence)

  • Kvaliteten p√• de foresl√•tte aktivitetene og metodene som brukes. 
  • I hvilken grad det foresl√•tte arbeidet er ambisi√łst og nytenkende. 

Virkning (Impact)

  • Potensielle virkninger og effekter av den foresl√•tte forskningen og innovasjonen. 
  • Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomf√łring (Implementation)

  • Kvaliteten p√• prosjektleder og prosjektgruppe. 
  • Kvaliteten p√• prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

I hvilken grad prosjektet retter seg mot satsningsområdene til Stiftelsen Dam. I dette programmet er disse:

  • Problemstillinger knyttet til helse- og tjenestetilbud i kommuner og/eller samhandling mellom de ulike akt√łrene i helsetjenesten.
  • Pasient-/brukern√¶r forskning.
  • Forskning p√• brukermedvirkning.  
  • Forskning p√• hvilken rolle frivillige organisasjoner kan fylle i samarbeid med det offentlige, for √• utvikle helse- og tjenestetilbud.

Etiske vurderinger og vurderinger av brukermedvirkning inng√•r som en sentral del i alle kriteriene.  

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter p√• f√łlgende skala:

1 ‚Äď D√•rlig. S√łknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon. 
2 ‚Äď Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter
3 ‚Äď Mindre godt. S√łknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter
4 ‚Äď Godt. S√łknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler
5 ‚Äď Meget godt. S√łknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen f√• mangler.
6 ‚Äď Fremragende. S√łknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er sm√•.
7 ‚Äď Eksepsjonelt. S√łknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er frav√¶rende eller er sv√¶rt sm√•.

Tilbakemelding til s√łkere

Utvalgsmedlemmene skal gi s√łkeren skriftlig tilbakemelding p√• skisses√łknaden der s√łknadens styrker og svakheter, forankret i de fire vurderingskriteriene, oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for s√łker i uredigert form. 

Runde 2: Vurdering av utvidede s√łknader

Individuell vurdering av utvidede s√łknader

I runde 2 sender inviterte s√łkere s√łknader som utdyper prosjektet beskrevet i skissen (omtalt som utvidede s√łknader). Se rutinebeskrivelsen S√łknadshandling Forskning for detaljer. Hver utvidede s√łknad skal vurderes individuelt av de samme fem utvalgsmedlemmene som vurderte s√łknaden i runde 1, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere s√łknadene seg i mellom. I denne runden skjer s√łknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett.

De utvidede s√łknadene gj√łres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent ni uker f√łr vurderingsfristen. 

S√łknadene vurderes p√• samme m√•te som i runde 1. 

Gruppem√łte, justering av individuell vurdering

Etter den individuelle behandlingen m√łtes vurderingsgruppene for √• diskutere s√łknadene de har behandlet individuelt. Se rutinebeskrivelsen Program for gruppem√łter for detaljer om m√łtet. 

Gruppem√łtene avholdes i l√łpet av en arbeidsdag (over 7,5 timer). Stiftelsen Dams sekretariat styrer tidsbruk og gangen i saksbehandlingen. 

I diskusjonen av s√łknadene skal utvalgsmedlemmene.. 

  1. ..diskutere s√łknadene ut fra vurderingskriteriene 
  2. ..f√• frem b√•de styrker og svakheter ved s√łknadene
  3. ..ikke dele egen karaktersetting.  
  4. ..justere sin individuelle karakter i lys av diskusjonen 
  5. ..justere tilbakemeldingen til s√łker i lys av diskusjonen (vil bli gjort tilgjengelig for s√łker) 

√Örsaken til at utvalgsmedlemmene ikke skal dele egen karaktersetting er et √łnske om √• unng√• forankring av andre medlemmers karaktersetting.  

Ved inhabilitet skal fagutvalgsmedlemmet forlate m√łterommet. 

Brukervurdering og endelig innstilling

Etter vurderingen i gruppene blir s√łknadene fra alle gruppene rangert etter gjennomsnittlig karakter. Et utvalg av de svakeste s√łknadene g√•r til avslag, mens resten g√•r til vurdering hos brukerrepresentantene. S√• rangeres alle s√łknadene etter gjennomsnittskarakteren fra gruppem√łtene og brukervurderingene, og et utvalg av de h√łyest rangerte innvilges.  

Se rutinebeskrivelsen S√łknadsbehandling Forskning for detaljer om disse trinnene.

Vurdering av framdriftsrapportering

Framdriftsrapportene vurderes administrativt, men i tilfeller der sekretariatet vurderer at det er behov for en utvidet faglig vurdering skal rapporten vurderes av utvalgsmedlemmer med relevant kompetanse. Vurderingsoppgavene gis i tidsrommet 01.12 – 15.01. 

Fagutvalgsmedlemmene som tildeles vurderingsoppgavene skal utf√łre individuelle vurderinger av framdriftsrapporten. I vurderingen skal fagutvalgsmedlemmet vurdere den faglige framdriften i prosjektet opp mot opprinnelig s√łknad, med spesielt fokus p√• merknader fra sekretariatet. 

Fagutvalgsmedlemmenes vurdering av framdriftsrapporten har tre mulige utfall:‚ÄĮ 

  • Anbefalt godkjent 
  • Behov for‚ÄĮ√•‚ÄĮinnhente informasjon 
  • Anbefalt stanset 

Fagutvalgsmedlemmet skal gi en begrunnelse for valgt utfall, og et eventuelt behov for √• innhente mer informasjon fra prosjektleder skal utdypes. Fagutvalgsmedlemmenes vurderinger er r√•dgivende, men vil ha betydning for sekretariatets endelige beslutning i vurderingen av framdriftsrapportene.‚ÄĮ 

Hvis vesentlige forutsetninger som l√• til grunn for tildelingen av midler til et fler√•rig prosjekt ikke er oppfylt, kan sekretariatet i samr√•d med utvalgsmedlemmene anbefale at prosjektet stanses. Det skal foreligge tungtveiende grunner for √• innstille p√• stans i den videre st√łtten til et innvilget fler√•rig prosjekt og det skal begrunnes godt.  

Dersom et prosjekt vurderes stanset, skal framdriftsrapporten underlegges s√¶rskilt behandling. I slike tilfeller kan flere fagutvalgsmedlemmer f√• tildelt framdriftsrapporten for vurdering, og ved behov skal prosjektet og framdriftsrapporten diskuteres i et ekstraordin√¶rt gruppem√łte. Det er Stiftelsen Dams styre som endelig vedtar om prosjektet skal stanses.

Det kan ogs√• i l√łpet av √•ret komme s√łknader om store endringer i et prosjekt hvor det er behov for en utvidet faglig vurdering og hvor enkelte fagutvalgsmedlemmer kan bli bedt om √• bidra. 

Kontroll og endelig vedtak

Stiftelsen Dams kontrollutvalg f√łlger s√łknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til Damnett og kan f√łlge b√•de sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkpr√łvekontroller p√• enkelts√łknader, ser p√• rapporter fra innstillingen, deltar i utvalgte gruppem√łter og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret.  

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene. 

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalh√•ndbok, punkt¬†10.14.2 Godtgj√łring til leder, medlemmer og sekret√¶rer i statlige utvalg. Per 1. januar 2023 utgj√łr dette kr 518 kroner per time. Det skal avsettes 30¬†minutter til behandlingen av hver skisses√łknad, noe som medf√łrer et honorar p√• 259 kroner per s√łknad.

For utvidede s√łknader skal det avsettes 90 minutter, noe som medf√łrer et honorar p√• kr 777 kroner per s√łknad. 

For vurdering av framdriftsrapporter avsettes det 60 minutter. 

Timer til oppl√¶ringsm√łter og andre m√łter honoreres etter samme timesats.

Honoraret utbetales etter at s√łknadsbehandlingen er sluttf√łrt. 

√ėvrige bestemmelser som gjelder honorar, reise og opphold i forbindelse med arbeid for Stiftelsen Dam.