Instruks fagutvalg Utvikling

Oppdatert 05.01.2023

Her kan du se video fra oppl√¶ringsm√łtet

Utvalgsmedlemmenes oppgave

Utvalgsmedlemmenes hovedoppgave er √• vurdere s√łknadene som sendes inn til programmet Utvikling i tr√•d med den til enhver tid gjeldende utlysningen for programmet og denne instruksen.

Siste utlysning finner du her

Basert p√• vurderingene skal fagutvalget som enhet levere en innstilling til Stiftelsen Dams styre om hvilke s√łknader som skal innvilges og avsl√•s. 

Generelt om s√łknadsbehandlingen

De forskjellige trinnene i s√łknadsbehandlingen beskrives i detalj i rutinebeskrivelsen S√łknadsvurdering, Utvikling. Denne skal leses grundig. 

Habilitet

N√•r s√łknadsfristen er over blir de nye s√łknadene gjort tilgjengelig for utvalgsmedlemmene i 

Damnett. F√łrste oppgave er √• angi habilitet. Dersom utvalgsmedlemmene vurderer seg selv som inhabil, skal denne ikke delta i den videre behandlingen av s√łknaden. 

Fagutvalget skal f√łlge forvaltningslovens regler om habilitet. I den st√•r blant annet:  

En offentlig tjenestemann er ugild til √• tilrettelegge grunnlaget for en avgj√łrelse eller til √• treffe avgj√łrelse i en forvaltningssak 

a) n√•r han selv er part i saken; 

b) n√•r han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende linje eller i sidelinje s√• n√¶r som s√łsken; 

c) n√•r han er eller har v√¶rt gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; 

d) n√•r han er verge eller fullmektig for en part i saken eller har v√¶rt verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; 

e) n√•r han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1) et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2) et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utf√łrer tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. 

Utvalgsmedlemmene skal i tillegg vurdere seg som inhabil for s√łknader som kommer fra egen arbeidsplass (n√¶rmeste lederniv√•/avdeling) eller fra s√łkerorganisasjoner hvor utvalgsmedlemmene har hatt formelle verv eller gjennomf√łrt betalt oppdrag siste tre √•r.  

Utvalgsmedlemmene skal ogs√• melde seg som inhabile dersom de har publisert sammen med s√łker (eller andre sentrale personer i s√łknaden) i l√łpet av de siste fem √•rene. 

Videre understrekes det at utvalgsmedlemmene skal melde seg selv som inhabile dersom det er noen andre forhold som skulle tilsi det. Teksten i forvaltningsloven som dekker dette, lyder: 

Likes√• er han ugild n√•r andre s√¶regne forhold foreligger som er egnet til √• svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt p√• om avgj√łrelsen i saken kan inneb√¶re s√¶rlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har n√¶r personlig tilknytning til. Det skal ogs√• legges vekt p√• om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. 

Kontakt med s√łker

Fagutvalgets medlemmer har ikke anledning til √• kontakte sentrale personer i s√łknadene f√łr, i l√łpet av, eller etter s√łknadsbehandlingen. Det samme gjelder kontakt med s√łkerorganisasjoner om s√łknader.  

Taushetsplikt

Medlemmene har taushetsplikt knyttet til eventuelle sensitive opplysninger de har blitt kjent med i behandlingen av s√łknadene, og de har ogs√• taushetsplikt med hensyn til innstillingen fram til offentliggj√łring har funnet sted. 

Fordeling av s√łknader

Stiftelsen Dams sekretariat er ansvarlig for fordeling av s√łknader til utvalgsmedlemmene. Se rutinebeskrivelsen for detaljer om dette. 

Vurdering av s√łknader

Runde 1: Individuell vurdering av skisses√łknader

I runde 1 sender s√łker sv√¶rt forenklede s√łknader (omtalt som skisses√łknader eller skisser). Se S√łknadsvurdering Utvikling for detaljer. Hver skisse skal vurderes individuelt av tre utvalgsmedlemmer, uavhengig av hverandre. Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere s√łknadene seg i mellom. I denne runden skjer s√łknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett.  

Skisses√łknadene gj√łres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent fem uker f√łr vurderingsfristen.  

Vurderingskriterier

I vurderingen av s√łknaden vektlegges f√łlgende kriterier og ingen andre:

Soliditet (Excellence)

Kvaliteten på de foreslåtte aktivitetene og metodene som brukes.
I hvilken grad det foresl√•tte arbeidet er ambisi√łst og nytenkende.

Virkning (Impact)

Potensielle virkninger og effekter av den foreslåtte prosjektet.
Kommunikasjon av resultater og utnyttelsen av dem.

Gjennomf√łring(Implementation)

Kvaliteten på prosjektleder og prosjektgruppe.
Kvaliteten på prosjektets organisering og styring.

Stiftelsen Dams prioriteringer 

I hvilken grad prosjektet oppfyller satsningsomr√•dene til Stiftelsen Dam. I dette programmeter disse: 

  • Frivillighet ‚Äď b√•de prosjekter med h√ły grad av frivillighet og prosjekter som har frivillighet som tema 
  • Brukermedvirkning ‚Äď b√•de prosjekter med h√ły grad av brukermedvirkning og h√ły grad av betydning for bruker 
  • S√łkerorganisasjonens rolle i prosjektet 

Etiske vurderinger inng√•r som en sentral del i vurderingen av alle kriteriene.  

Karakterskala

Hvert kriterium skal gis en karakter p√• f√łlgende skala:

1 ‚Äď D√•rlig. S√łknaden adresserer ikke kriteriet eller det kan ikke vurderes grunnet manglende eller ufullstendig informasjon. 
2 ‚Äď Svakt. Kriteriet adresseres i utilstrekkelig grad eller det er alvorlige svakheter.
3 ‚Äď Mindre godt. S√łknaden adresserer kriteriet, men det er betydelige svakheter.
4 ‚Äď Godt. S√łknaden adresserer kriteriet godt, men inneholder flere mangler.
5 ‚Äď Meget godt. S√łknaden adresserer kriteriet veldig godt, men har noen f√• mangler. 
6 ‚Äď Fremragende. S√łknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet. Eventuelle mangler er sm√•. 
7 ‚Äď Eksepsjonelt. S√łknaden adresserer alle relevante aspekter ved kriteriet eksepsjonelt bra. Manglene er frav√¶rende eller er sv√¶rt sm√•. 

Tilbakemelding til s√łkere

Utvalgsmedlemmene skal gi s√łkeren skriftlig tilbakemelding p√• skisses√łknaden der s√łknadens styrker og svakheter oppsummeres. Kommentaren legges inn i vurderingsskjemaet og vil bli gjort tilgjengelig for s√łker i uredigert form.

Runde 2: Vurdering av utvidede s√łknader

Individuell vurdering av utvidede s√łknader 

I runde 2 sender inviterte s√łkere s√łknader som utdyper prosjektet beskrevet i skissen (omtalt som fulle s√łknader). Se rutinebeskrivelsen S√łknadsvurdering Utvikling for detaljer. Hver utvidede s√łknad skal vurderes individuelt av fire utvalgsmedlemmer som utgj√łr en fast gruppe.  

OBS: Det er ikke gitt at alle fagutvalgsmedlemmene vil f√• oppgaver i andre runde. Hvem som f√•r oppgaver, avgj√łres etter at vurderingen av skisses√łknadene er gjennomf√łrt og det er klart hvilken kompetanse det er behov for. 

Fagutvalgsmedlemmene skal ikke diskutere s√łknadene seg i mellom. I denne runden skjer s√łknadsbehandlingen i sin helhet elektronisk i Damnett. 

De utvidede s√łknadene gj√łres tilgjengelig for utvalgsmedlemmene omtrent fem uker f√łr vurderingsfristen.  

S√łknadene vurderes p√• samme m√•te som i runde 1.

Gruppem√łte, justering av individuell vurdering

Etter den individuelle behandlingen m√łtes vurderingsgruppene for √• diskutere s√łknadene de har behandlet individuelt. Se rutinebeskrivelsen Program for gruppem√łter for detaljer om m√łtet. 

Gruppem√łtene avholdes i l√łpet av en arbeidsdag (over 7,5 timer). Stiftelsen Dams sekretariat styrer tidsbruk og gangen i saksbehandlingen. 

I diskusjonen av s√łknadene skal utvalgsmedlemmene … 

  1. … diskutere s√łknadene ut fra vurderingskriteriene.
  2. … f√• frem b√•de styrker og svakheter ved s√łknadene.
  3. ... ikke dele egen karaktersetting.
  4. justere sin individuelle karakter i lys av diskusjonen.
  5. justere tilbakemeldingen til s√łker i lys av diskusjonen (vil bli gjort tilgjengelig for s√łker).

√Örsaken til at utvalgsmedlemmene ikke skal dele egen karaktersetting er et √łnske om √• unng√• forankring av andre medlemmers karaktersetting.  

Ved inhabilitet skal fagutvalgsmedlemmet forlate m√łterommet. 

Endelig innstilling

S√łknadene rangeres etter gjennomsnittskarakteren fra gruppem√łtene, og et utvalg av de h√łyest rangerte innvilges. Se rutinebeskrivelsen S√łknadsvurdering Utvikling for detaljer om disse trinnene. 

Vurdering av framdriftsrapportering

Framdriftsrapportene vurderes administrativt, men i tilfeller der sekretariatet vurderer at det er behov for en utvidet faglig vurdering skal rapporten vurderes av utvalgsmedlemmer med relevant kompetanse.  

Fagutvalgsmedlemmene som tildeles vurderingsoppgavene skal utf√łre individuelle vurderinger av framdriftsrapporten. I vurderingen skal fagutvalgsmedlemmet vurdere den faglige framdriften i prosjektet opp mot opprinnelig s√łknad, med spesielt fokus p√• merknader fra sekretariatet. 

Fagutvalgsmedlemmenes vurdering av framdriftsrapporten har tre mulige utfall:‚ÄĮ 

  • Anbefalt godkjent 
  • Behov for‚ÄĮ√•‚ÄĮinnhente informasjon 
  • Anbefalt stanset 

Fagutvalgsmedlemmet skal gi en begrunnelse for valgt utfall, og et eventuelt behov for √• innhente mer informasjon fra prosjektleder skal utdypes. Fagutvalgsmedlemmenes vurderinger er r√•dgivende, men vil ha betydning for sekretariatets endelige beslutning i vurderingen av framdriftsrapportene.‚ÄĮ 

Hvis vesentlige forutsetninger som l√• til grunn for tildelingen av midler til et fler√•rig prosjekt ikke er oppfylt, kan sekretariatet i samr√•d med utvalgsmedlemmene anbefale at prosjektet stanses. Det skal foreligge tungtveiende grunner for √• innstille p√• stans i den videre st√łtten til et innvilget fler√•rig prosjekt og det skal begrunnes godt.  

Dersom et prosjekt vurderes stanset, skal framdriftsrapporten underlegges s√¶rskilt behandling. I slike tilfeller kan flere fagutvalgsmedlemmer f√• tildelt framdriftsrapporten for vurdering, og ved behov skal prosjektet og framdriftsrapporten diskuteres i et ekstraordin√¶rt gruppem√łte. Det er Stiftelsen Dams styre som endelig vedtar om prosjektet skal stanses. 
 

Det kan ogs√• i l√łpet av √•ret komme s√łknader om store endringer i et prosjekt hvor det er behov for en utvidet faglig vurdering og hvor enkelte fagutvalgsmedlemmer kan bli bedt om √• bidra. 

Kontroll og endelig vedtak 

Stiftelsen Dams kontrollutvalg f√łlger s√łknadsbehandlingen fra start til slutt. De har tilgang til Damnett og kan f√łlge b√•de sekretariatets og utvalgsmedlemmenes arbeid. De tar stikkpr√łvekontroller paŐä enkelts√łknader, ser paŐä rapporter fra innstillingen, deltar i utvalgte gruppem√łter og legger fram sin anbefaling i form av en beretning til styret.  

Det er stiftelsens styre som fatter endelig vedtak om tildeling av midlene. 

Honorar

Arbeidet honoreres etter satsene i Statens personalh√•ndbok, punkt 10.14.2 Godtgj√łring til leder, medlemmer og sekret√¶rer i statlige utvalg.

Per 1. januar 2023 utgj√łr dette 518 kroner per time. Det skal avsettes 20 minutter til behandlingen av hver skisses√łknad, noe som medf√łrer et honorar p√• 172,5 kroner per s√łknad. For full s√łknad skal det avsettes 60 minutter, noe som medf√łrer et honorar p√• 518 kroner per s√łknad.  

For vurdering av framdriftsrapporter avsettes det 60 minutter. Timer til oppl√¶ringsm√łter og andre m√łter honoreres etter samme timesats. Honoraret utbetales etter at s√łknadsbehandlingen er sluttf√łrt. 

√ėvrige bestemmelser som gjelder honorar, reise og opphold i forbindelse med arbeid for Stiftelsen Dam.