Oppdatert 14.11.2022

Se også:

Denne rutinen beskriver søknadsbehandlingen i Stiftelsen Dams program Ekspress. Rutinen involverer programmets fagutvalg, og stiftelsens sekretariat og styre.

Søknadsvurderinger 

Hver søknad går gjennom følgende hovedtrinn: 

1. Administrativ screening 
2. Vurdering i fagutvalget 
3. Vedtak om innvilgelse eller avslag 

Administrativ screening 

Administrasjonen vurderer om søknadene oppfyller de formelle kravene gitt i utlysningen (se rutinen Administrativ screening for detaljer). Søknadene som vurderes å være kvalifisert går videre til vurdering i fagutvalget. 

Avslag 1 

Søknader som vurderes å være «ikke kvalifisert» blir avslått. 

Vurdering i fagutvalget 

Hver søknad blir fordelt til to fagutvalgsmedlemmer som skal vurdere sine søknader uavhengig av de andre medlemmene. De enkelte kriteriene skal vurderes på en skala fra 1-7. Basert på disse beregnes søknadens totalkarakter, representert som gjennomsnittet av karakterene satt for hvert kriterium. For nærmere beskrivelse av kriteriene og skalaen, se Instruks fagutvalg Ekspress. 

Søknadene vurderes fortløpende og hvert fagutvalgsmedlem må vurdere søknadene senest 15 dager etter at de har fått den tildelt.  

Vedtak om innvilgelse eller avslag 

Det er generalsekretær med fullmakt fra styret som formelt fatter vedtak om innvilgelse. Vedtaket skal fattes senest 45 dager etter innsendingen av søknaden, og søker skal bli orientert om utfallet rett etter at beslutningen er tatt (unntaket er oppstarten av programmet – se Første beregning av karaktergrense). 

Innvilgelse 1 

Alle søknader med karaktersnitt lik eller større enn karaktergrensen for innvilgelse (KFI) innvilges fortløpende (se under for beregning av KFI). 

Avslag 2 

Alle søknader med karaktersnitt under KFI avslås fortløpende. 

Informasjon om innvilgelse eller avslag formidles søker per e-post via søknadssystemet og informasjon om innvilgede søknader offentliggjøres på www.dam.stage.dekodes.no. 

Første beregning av karaktergrense for innvilgelse 

Når minimum 160 søknader er ferdig vurdert, skal generalsekretær med fullmakt fra styret beregne en karaktergrense for innvilgelse (KFI). Hvor grensen går skal beregnes i følgende trinn: 

1. Beregne antatt innvilgelsesprosent i inneværende år ved å dele den resterende bevilgningsrammen på forventet resterende total søknadssum.  

Forventet resterende total søknadssum skal i utgangspunktet beregnes ved å multiplisere gjennomsnittlig antall vurderte søknader per dag med gjennomsnittlig søknadssum og antallet resterende dager i året. Dersom sekretariatet vurderer det som hensiktsmessig kan også antatte sesongvariasjoner i søknadsmengden legges til grunn i beregningen. 

2. Identifisere karaktersnittet for innvilgelse (KFI) basert på den beregnede antatte innvilgelsesprosenten (punkt 1) og karakterfordelingen for de allerede vurderte søknadene. Grunnlaget skal minst være søknadene vurdert de siste tre månedene. Velg karakteren som vil gi den innvilgelsesandelen som er nærmest, og som ikke overskrider, den beregnede innvilgelsesandelen. 

3. Avslå søknader med karaktersnitt lik eller lavere enn 4.0, uavhengig av hvor grensen settes i punkt 2. 

Justering av karaktergrense for innvilgelse 

Sekretariatet skal ved behov gjennomføre oppdaterte beregninger av KFI etter samme fremgangsmåte som beskrevet over.  

Et hovedprinsipp for justeringen skal være å etterstrebe stabilitet i KFI. For å kunne ha en viss stabilitet i KFI kan generalsekretær med fullmakt fra styret: 

• velge å justere den totale bevilgningen, så lenge det er innenfor styrets vedtatte bevilgningsramme, +/- 10 prosent.  
• velge å ikke justere KFI dersom beregningen gir en endring på 0,5 eller mindre. 

Til tross for at stabilitet i KFI skal etterstrebes vil den løpende beregningen av KFI medføre at innvilgelsesprosenten vil variere i løpet av året. Etter hvert som beregningsgrunnlaget blir bedre, vil variasjonene bli mindre.   

Justeringsmøtene skal referatføres og være tilgjengelig for kontrollutvalget og styret. 

Kontrollutvalget 

Stiftelsens kontrollutvalg skal etterskuddsvis kontrollere om stiftelsens rutiner er fulgt. Vedtakene som fattes i dette programmet, skal legges fram for kontrollutvalget halvårlig. Med bakgrunn i sitt arbeid skal kontrollutvalget legge fram en beretning for styret. 

Styrebehandling 

Styret har det øverste ansvaret og skal fatte eventuelle vedtak om endringer i programmets innretning (herunder utlysning, instrukser og rutinebeskrivelser).  I tillegg skal styret fremlegges vedtakene og kontrollutvalgets beretning halvårlig, og fatte vedtak om innvilgelse og avslagene er gjort i tråd med stiftelsens vedtekter og de vedtatte rutinene. 

Særtilfeller 

I særtilfeller der det ikke er mulig å gjennomføre søknadsbehandlingen som beskrevet over, skal rutinebeskrivelsen Søknadsvurdering i særtilfeller følges.